Lorsque vous êtes propriétaire-bailleur, vous devez joindre certains documents au bail de location que vous remettez à vos locataires. Pour être en règle, il est effectivement impératif de fournir aux personnes qui louent vos biens immobiliers bon nombre de justificatifs, et ce, tout au long de votre collaboration. On vous dit tout ci-dessous.
Bail de location : les obligations administratives du propriétaire-bailleur
Tout au long de vos démarches pour louer un bien immobilier, votre statut de propriétaire bailleur vous oblige à remettre à vos locataires certains documents. En effet, de la signature du bail de location jusqu’à la rupture de celui-ci, de multiples justificatifs devront être transmis afin que vous soyez en règle. Pour vous aider à y voir plus clair concernant ces formalités administratives, on vous indique pas à pas les documents que vous devez joindre à un bail de location.
Quels documents dois-je fournir à mes locataires lors de la signature d’un bail de location ?
Lorsque vous signez un bail de location avec des particuliers désireux d’emménager au sein du logement que vous proposez, bon nombre de documents doivent être remis aux locataires. En effet, la signature d’un tel contrat vous engage à agir en toute transparence avec vos interlocuteurs, c’est pourquoi vous devez leur remettre les justificatifs suivants :
- le bail de location meublée ou non meublée qui indique toutes les modalités légales ;
- un dossier de diagnostic technique complet, qui comporte un DPE, un diagnostic d’amiante, électrique et gaz ;
- un état des lieux réalisé en présence du locataire ;
- la copie de la grille de vétusté du logement ;
- la copie de l’acte de cautionnement ;
- et l’inventaire du mobilier présent au sein du logement si vous le louez en tant que meublé.
Ces documents sont primordiaux pour éviter tout litige, notamment au sujet de factures d’énergie et en anticipation du moment où le bail sera rompu. Ils doivent être conservés par les deux parties jusqu’au moment où l’état des lieux de sortie sera réalisé.
Quels justificatifs dois-je remettre à mes locataires au cours de la location ?
Une fois votre locataire installé dans les lieux, vous devez encore lui faire parvenir certains documents au cours de son bail. En effet, lorsque celui-ci vous en fait la demande, vous devez lui remettre des quittances de loyer qui lui permettent d’être en mesure de prouver que ses paiements sont à jour. Aussi, vous pouvez lui remettre un avis d’échéance de loyer afin qu’il soit informé des dates auxquelles il se doit de vous verser la somme fixée sur le bail. Il n’est toutefois pas impératif de procéder à l’envoi de tels documents.
En revanche, la loi vous impose de remettre un justificatif à votre locataire de toutes les charges supplémentaires qui expliquent une hausse de loyer. Si vous louez un bien au sein d’une copropriété par exemple, vous vous devez d’informer en amont votre locataire de frais supplémentaires lorsqu’une régularisation annuelle intervient. Des frais d’ascenseur, des travaux ou encore un chauffage collectif peuvent donner lieu à des régularisations onéreuses, il est donc important de remettre le décompte de ces charges à votre locataire.
Quels documents dois-je remettre à mes locataires à la rupture du bail de location ?
Lorsque votre locataire vous fait part de son désir de quitter les lieux, ou si vous souhaitez récupérer votre logement, vous devez là encore vous soucier de documents importants à lui remettre. En fonction de la raison pour laquelle le bail de location prend fin, ceux-ci peuvent différer.
Le locataire est à l’initiative de la rupture du bail
Si c’est votre locataire qui demande à rompre le bail de location, vous n’êtes pas tenu de lui remettre de document particulier, sauf s’il vous en fait la demande. En effet, pour accéder à un autre appartement, celui-ci peut solliciter une dernière quittance de loyer ou une attestation qui stipule que ses paiements sont à jour. Outre ces documents, aucun autre justificatif ne pourra être exigé.
Vous êtes à l’initiative de la rupture du bail
En revanche, si c’est vous qui souhaitez mettre un terme au bail de location signé avec votre locataire, vous devrez lui transmettre en premier lieu un congé notifié avec justification. En effet, vous n’êtes légalement pas en droit de mettre fin à un contrat en cours d’exécution, sauf si vous souhaitez loger un membre de votre famille au sein de votre habitation ou encore si vous décidez de la vendre. Aussi, vous devez lui restituer sa caution, ainsi que la notice d’information relative aux obligations du bailleur, qui l’informe des recours qu’il est en droit d’ex
